• LAYANAN PENGAMBILAN REKAM MEDIS MODERN – OTOMATISASI, KEPATUHAN, TABUNGAN

Layanan Medical Records Retrieval (MRR) modern adalah kombinasi dari teknologi berbasis web modern dan solusi outsourcing yang mematuhi aturan. Secara historis pengacara dan staf mereka harus menyisihkan sebagian waktu mereka, seringkali banyak waktu, untuk menangkap informasi yang diperlukan untuk kasus-kasus yang melibatkan catatan medis. Bukan karena prosesnya rumit. Justru sebaliknya, setiap pengacara, paralegal, dan pendukung litigasi tahu persis apa yang perlu dilakukan.

Ini mungkin tampak sederhana, tetapi ini adalah proses yang sangat manual. Seseorang di perusahaan harus mengakui perlunya catatan tersebut. Formulir yang diperlukan harus dilengkapi untuk memastikan kepatuhan terhadap berbagai undang-undang (termasuk HIPAA), yang perusahaan dan seringkali pasien (yang mungkin atau mungkin bukan klien perusahaan) perlu mengajukan permintaan. Kemudian, perusahaan harus melacak kemajuan permintaan, dan akhirnya menerima, meninjau, dan mengatur hasilnya, atau mencatat bahwa tidak ada catatan hukum bisnis pemasaran afiliasi medis yang tersedia terkait dengan masalah tersebut.

Untuk mendukung bisnis menjalankan praktik hukum, perangkat lunak yang canggih dan terjangkau mencakup pemasukan klien/bisnis baru, otomatisasi alur kerja, dan manajemen konflik. Vendor yang menyediakan alat penilaian kasus awal dan tinjauan berbantuan teknologi berbasis e-discovery telah mulai menawarkan solusi untuk firma kecil dan praktisi tunggal. Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat meningkatkan produktivitas, menurunkan biaya, dan mengelola penagihan pengeluaran MRR dengan lebih baik.

Cara Kerja Layanan Pengambilan Rekam Medis

Inilah cara kerja layanan MRR biasa untuk perusahaan kecil/praktik solo. Salah satu karyawan perusahaan masuk ke situs web terenkripsi yang aman. Dia kemudian mengirimkan perintah yang menguraikan informasi pasien, catatan yang diminta, dan data lain yang diperlukan untuk menyelesaikan permintaan. Apa yang terjadi selanjutnya benar-benar merupakan aktivitas yang mengubah permainan. Alih-alih sumber daya perusahaan yang dapat ditagih mengejar permintaan catatan dari rumah sakit, dokter, dan penyedia layanan kesehatan lainnya, mereka kembali melakukan pekerjaan produktif lainnya, sementara proses MRR dijalankan sendiri, dan akhirnya memberi Anda Konsultan Hukum Bisnis informasi dan dokumen yang diminta atau memberi tahu Anda bahwa tidak ada dokumen yang responsif.

Pertanyaan Mengenai Layanan MRR

Ketersediaan layanan MRR menghadirkan semua pengacara, tetapi terutama perusahaan tunggal dan kecil, dengan pertanyaan penting berikut:

• Bagaimana Anda memulai layanan MRR?

• Bagaimana permintaan rekaman diproses?

• Apakah proses ini sesuai dengan HIPAA?

• Kapan dan bagaimana saya diberitahu tentang status permintaan saya?

• Bagaimana cara mendistribusikan biaya/biaya yang terkait dengan outsourcing pengambilan rekam medis?

Memilih Penyedia MRR Anda

Untuk mengurangi risiko salah memilih layanan MRR, pertimbangkan praktik terbaik berikut ini:

1) Pastikan bahwa layanan MRR dapat membuktikan akses aman ke situs webnya (dan catatan Anda) melalui login dan kata sandi.

2) Memahami proses layanan MRR untuk memastikan perlindungan privasi.

3) Memahami perjanjian tingkat layanannya, yang menjelaskan prosesnya dan waktu penyelesaian yang diantisipasi.

4) Verifikasi bahwa layanan MRR memiliki pengalaman dalam mempercepat permintaan rekaman dengan meminta daftar klien referensi.

5) Tinjau proses di mana Anda dan/atau staf Anda diberitahu tentang pembaruan, termasuk ketersediaan catatan atau pemberitahuan “tidak ada catatan yang ditemukan”.

6) Mintalah jadwal harga layanan MRR, sebaiknya dalam format yang memungkinkan Anda untuk melakukan perbandingan biaya layanan MRR lainnya secara apple-to-apple.

Jika memungkinkan, layanan MRR khusus adalah pilihan yang lebih baik daripada perusahaan yang menawarkan banyak layanan praktik hukum yang pengambilan arsipnya hanya sebagian kecil dari keseluruhan bisnis mereka.

Memulai dengan Penyedia MRR

Saat memilih penyedia MRR Anda, langkah-langkah untuk mulai bekerja dengan penyedia tersebut sangat mudah dan serupa dengan yang dilakukan saat mendaftar dengan jenis layanan online apa pun:

• Perusahaan mengidentifikasi personel yang disetujui yang berwenang untuk mengakses sistem yang aman.

• ID pengguna unik dibuat untuk perusahaan saat ini, dengan kata sandi yang kuat diperlukan untuk semua akses di masa mendatang.

• Seringkali, ini juga saat informasi penagihan diberikan, dan dengan demikian akun keuangan dengan perusahaan dan MRR dibuat untuk faktur di masa mendatang.

• Setiap orang yang berwenang melengkapi profil pengguna baru dan permintaan masuk. Pengguna harus memberikan email dan informasi kontak telepon.

• Merupakan tanggung jawab firma hukum untuk memberi tahu MRR sesegera mungkin jika pengguna resmi yang ada harus dihapus dari kontrol akses. MRR harus memperbaiki dan merespons segera setelah akses pengguna telah dihapus.

• Meskipun penggunaan situs MRR seharusnya cukup mudah bagi sebagian besar pengguna dengan pelatihan minimal, dukungan situs tambahan umumnya tersedia dari personel layanan MRR melalui permintaan telepon atau email.

Menjaga Privasi

Tidak peduli seberapa bermanfaat teknologinya, perusahaan harus memastikan kepatuhan terhadap pedoman HIPAA federal dan negara bagian dan aturan etika apa pun tentang menjaga kepercayaan klien. Oleh karena itu, mereka harus memastikan bahwa layanan MRR mengumpulkan, menghosting, dan menyediakan akses ke catatan klien sambil mempertahankan kepatuhan terhadap pedoman privasi. Catatan: Ini harus menjadi bagian dari uji tuntas Anda saat memilih penyedia.

Layanan MRR harus mematuhi undang-undang privasi Federal dan negara bagian. Layanan MRR harus tetap up to date dengan perubahan aturan privasi seperti HITECH Act.

Perjanjian MRR harus secara tegas menyatakan bahwa tidak ada informasi kesehatan yang dapat diidentifikasi secara pribadi (PHI) yang dapat digunakan untuk kegiatan yang tidak terkait dengan bisnis seperti pemasaran dan/atau perolehan prospek penjualan.

Pemrosesan Rekaman

Setelah Anda memilih layanan MRR dan mengatur akun Anda, mendapatkan rekam medis relatif mudah:

• Setelah Anda memasukkan permintaan ke dalam sistem, layanan MRR membuat permintaan catatan MRR yang terhubung ke ID unik pemohon (pengguna tertentu di perusahaan Anda), dan mengonfirmasi penerimaan permintaan melalui email.

• Peninjau ditugaskan untuk menilai tindakan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan, dan akan memberi tahu pengguna tentang pertanyaan apa pun terkait permintaan rekaman. Di beberapa negara bagian, termasuk California, permintaan elektronik dapat dijalankan dari layanan MRR ke penyedia layanan kesehatan, menghilangkan kebutuhan untuk transaksi berbasis kertas.

• Penyedia kemudian melacak permintaan tersebut, dan melakukan komunikasi tindak lanjut dengan cara apa pun yang tersedia, termasuk email, telepon, atau kunjungan langsung jika perlu, untuk mendapatkan salinan catatan yang diminta dengan jelas.

• Jika catatan tersedia dan dapat dibaca, catatan tersebut dipindai ke dalam sistem berbasis web yang aman untuk diakses oleh pengguna. Jika tidak, “tidak ada catatan yang ditemukan” dianotasi ke permintaan, dan dikomunikasikan kembali ke pengguna.

Komunikasi Adalah Kunci

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi manajemen kasus daripada menunggu informasi yang dibutuhkan dari pihak ketiga. Layanan MRR tidak hanya harus meneruskan permintaan catatan ke penyedia layanan kesehatan, tetapi juga harus memberikan tanggapan yang berkelanjutan dan tepat waktu kepada perusahaan terkait status. Setiap catatan harus dilacak secara real-time dengan catatan rinci dari agen MRR. Layanan MRR harus mengirimkan peringatan jika informasi tambahan diperlukan, memberikan balasan melalui email, dan mengirimkan tautan untuk mengunduh dan/atau melihat permintaan yang telah diselesaikan segera setelah catatan tersedia. Sekali lagi, selama proses seleksi, Anda harus memastikan praktik penyedia terkait komunikasi, dan memasukkannya ke dalam kontrak.

Kecepatan Juga Penting

Memperoleh rekam medis tepat waktu sangat penting, apakah untuk menanggapi penemuan, untuk membuat atau menentang mosi untuk penilaian ringkasan, untuk mendapatkan ahli untuk mempercepat, atau untuk menyelesaikan kasus. Layanan MRR yang andal akan menawarkan perputaran yang cepat. Mereka memiliki pengalaman bekerja dengan lokasi medis untuk mendapatkan catatan lebih cepat daripada staf internal firma hukum. Bagaimanapun, seorang anggota staf firma hukum mungkin mengalami (atau, sebenarnya, mungkin merasa terjebak dengan) pencarian rekam medis sesekali, tetapi layanan MRR adalah spesialis dalam proses pengumpulan informasi, termasuk “tidak ada catatan yang ditemukan. .” Jadi, tugas utama layanan MRR adalah memperoleh catatan medis, dan oleh karena itu akan memiliki proses hingga serangkaian langkah-langkah tertentu, dan dapat mendukung klien mereka melalui antarmuka web.

Hubungan Dengan Penyedia Layanan Kesehatan

Kadang-kadang rumah sakit, kantor dokter, dan penyedia layanan kesehatan lainnya mungkin menganggap permintaan sesekali oleh pengacara untuk catatan medis sebagai ketidaknyamanan, tidak menanggapi secepat atau mungkin sepenuhnya seperti yang diinginkan pengacara atau klien. Layanan MRR yang cerdas akan mengembangkan hubungan jangka panjang dengan penyedia layanan kesehatan dan staf mereka untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dengan cepat dan efisien. Ini akan meningkatkan kualitas produksi dokumen, mengurangi biaya, dan mempercepat proses.

Kekuatan Basis Data

Rekam medis seringkali berada di lokasi atau kota yang berbeda dari penyedia layanan kesehatan. Misalnya, catatan penagihan untuk rumah sakit biasanya berada di fasilitas di luar lokasi, terkadang di negara bagian lain. Dengan munculnya catatan elektronik, lebih banyak penyedia layanan kesehatan memusatkan catatan mereka di luar lokasi dengan perusahaan induk kelompok medis/rumah sakit mereka. Tanpa informasi tentang bagaimana dan di mana meminta catatan, staf internal dapat membuang waktu yang berharga untuk mengirim permintaan ke lokasi yang salah atau harus menghabiskan waktu untuk mencari tahu ke mana harus mengirim permintaan. Basis data yang kuat tentang di mana dan bagaimana meminta catatan dari penyedia layanan kesehatan adalah kunci untuk menghemat waktu, memastikan hasil yang lengkap, dan menghemat uang. Layanan MRR memiliki insentif dan sumber daya untuk mengembangkan database semacam itu. Firma hukum, terutama solo dan firma kecil, tidak.

Selain pentingnya database dalam meminta rekam medis, juga tidak kalah pentingnya dari sisi produksi. Hampir semua rekam medis dibuat dalam format digital. Catatan biasanya tersedia dalam format file PDF atau TIFF, membuatnya dapat dicari oleh banyak sistem manajemen dokumen – termasuk sistem lokal, berbasis cloud, berbasis web, atau hybrid. Mereka biasanya tersedia untuk diunduh dan/atau dilihat dari mana saja secara virtual di perangkat apa pun yang mendukung browser mikro yang aman. Layanan MRR memelihara catatan medis untuk akses berkelanjutan oleh pengguna dan personel yang berwenang.

Biaya MRR dan Pertimbangan lainnya

Layanan MRR akan menagih Anda untuk layanan mereka. Namun, karena sumber daya perusahaan dibebaskan untuk mengerjakan aktivitas yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, biaya penggunaan layanan MRR akan diimbangi setidaknya sebagian, dan mungkin seluruhnya. Selain itu, tergantung pada pengaturan biaya Anda dengan klien Anda, tagihan dari layanan MRR dapat langsung ditagihkan kembali ke klien atau setidaknya diperhitungkan sebagai biaya yang dapat dipulihkan. (Banyak layanan MRR tidak membebankan biaya bulanan untuk memiliki akun, dan dengan demikian perusahaan hanya dikenakan biaya berdasarkan penggunaan, yang kemudian dapat dibebankan pada kasus yang memerlukannya.)

Ringkasan

Sementara banyak perusahaan dapat melanjutkan pendekatan “lakukan sendiri”, perusahaan tunggal dan kecil harus mempertimbangkan untuk menggunakan layanan MRR. Selain biaya yang lebih tinggi untuk memasang dan memelihara sistem manajemen arsip sendiri, biaya lunak dan konsumsi sumber daya membuat ini menjadi alternatif yang kurang menguntungkan. Layanan MRR yang berkualitas dan berpengalaman menawarkan platform yang kuat dan hemat biaya untuk memproses, memantau, dan melacak permintaan rekam medis. Manajemen dan pemrosesan rekaman sesuai dengan HIPAA, selalu tersedia, dan aman—yang mana proses internal mungkin tidak, dengan risiko yang menyertainya. Penggunaan layanan MRR tidak memerlukan biaya modal untuk memanfaatkan rekam medis yang disimpan dan dipelihara secara digital. Sumber daya perusahaan dapat digunakan kembali dari permintaan rekam jejak menjadi aktivitas yang bermakna dan menghasilkan biaya. Kepuasan klien dapat meningkat karena masalah dapat diproses lebih efisien, dan bisnis perusahaan dapat meningkat. Hasil penggunaan layanan MRR terukur dan langsung. Ini benar-benar lompatan kuantum satu-klik dari proses manual, banyak sumber daya ke manajemen berbasis web yang modern, digital, dan aman untuk praktik Anda.

Pengambilan Rekam Medis untuk Firma Hukum

Post navigation


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *